Archivierung und elektronische Personalakte

Oft ist es erforderlich, die mit AQDB erstellten Dokumente in einem elektronischen Archivsystem zu speichern oder direkt in die elektronische Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters.
AQDB nutzt die SAP ArchiveLink-Schnittstelle zur Archivierung. Einer Dokumentenvorlage kann ein ArchiveLink Objekttyp und ein Dokumenttyp zugeordnet werden (siehe Bild). Die daraus erstellten Dokumente können dann vom AQDB (auch automatisch bei der Massendokumenterstellung) archiviert und dabei einer Personalnummer sowie einem Dokumententypen zugewiesen werden. Solange das Archivsystem oder die digitale Personalaktenlösung die ArchiveLink-Schnittstelle unterstützt, werden die Dokumente entsprechend in das "hinter" ArchiveLink liegende Archiv oder Content Management System gespeichert.
Für die Archivierung werden die Dokumente vom AQDB jedoch automatisch nach PDF/A für die revisionssichere Archivierung konvertiert, das der AQDB über den integrierten PDF Converter erzeugt. PDF/A steht für PDF/Archive. Eine Arbeitsgruppe der Internationalen Organisation für Normung (International Organization for Standardization, kurz ISO) hat PDF/Archive als Standard zur Langzeitarchivierung elektronischer Datensätze ratifiziert (siehe Bericht http://www.aiim.org/documents/standards/PDF-A-ISO-Focus.pdf).