Konsequent zu Ende gedacht

Accenture Quick Document Builder (AQDB) integriert sich nahtlos in SAP HCM Prozesse und Formulare

- von Ioannis Blume, Accenture Software  for SAP Human Capital Management -

Mit „SAP HCM Prozesse und Formulare“ (kurz: SAP HCM P&F) bietet SAP ihren Kunden eine Muster- und Anwendungsplattform, mit der insbesondere die Prozesse in einer modernen Personalorganisation effizienter gestaltet, die Einbindung der verschiedenen Mitarbeiter-Rollen orchestriert sowie die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Funktionen, Prozessschritte und –schnittstellen erhöht werden können. Das Besondere  dabei ist, das die an einem Prozess beteiligten Mitarbeiter nicht nur rollenspezifisch zum jeweilig passenden Zeitpunkt eingebunden werden, sondern auch ihren Prozessbeitrag kontextbezogen und aus ihnen vertrauten Benutzerschnittstellen heraus leisten können. Es gilt, HR-Prozesse soweit zu optimieren, dass alle am Prozess Beteiligten nicht nur den geringsten Aufwand  damit haben, sondern auch nachgelagerte System-  und Funktionsschnittstellen bedient werden, um eine möglichst hohe Prozessautomation zu erzielen.
Am Beispiel eines überschaubaren aber verhältnismäßig sehr aufwändigen Prozesses, wie der Zeugniserstellung, wird deutlich, welch hoher Automationsgrad mit SAP HCM P&F bereits abgebildet werden kann: Der Prozess kann entweder durch den Mitarbeiter als (Employee Self Service) ESS- oder durch eine Führungskraft als (Manager Self Service) MSS-Szenario im Portal gestartet werden. Angenommen der Prozess wird vom Mitarbeiter initiiert, kann der zugrunde liegende (SAP) Workflow die Führungskraft des Mitarbeiters ermitteln und dieser eine Benachrichtigung samt Erfassungsformular zur Bewertung des Mitarbeiters zukommen lassen. Hier kommt ein interaktives (Adobe) Eingabeformular im Rahmen von SAP HCM P&F zum Einsatz, das nicht nur die strukturierte Eingabe der Bewertungskriterien anhand vorgegebener Bewertungskategorien durch die Führungskraft ermöglicht, sondern bereits auch Daten zum Mitarbeiter und zum Arbeitsverhältnis aus den Personalstammdaten des anfordernden Mitarbeiters enthalten und anzeigen kann, z. B. Name und Geburtsdatum, Abteilung, Positionsbezeichnung, Eintrittsdatum, etc. Das interaktive Formular ist auf die Bearbeitung durch die Rolle „Führungskraft“ zugeschnitten; Es kann Dropdown-, Ankreuz-, Options- oder Freitextfelder enthalten, in denen die Führungskraft die notwendigen Eingaben mit wenigen Klicks und Eingaben erfassen kann. Abschließend wird das Formular mit allen vorgenommenen Eingaben „gesendet“ und der Workflow  spielt den nächsten Prozessschritt dem zuständigen Personalsachbearbeiter zu. Dieser erhält wiederum eine Benachrichtigung („Work Item“) mit dem von der Führungskraft ausgefüllten Beurteilungsformular und kann damit seinerseits die Bearbeitung beginnen, das Zeugnis zu erstellen. Hier kann sich der AQDB einklinken und dem Personalsachbearbeiter die Erstellung des Zeugnisses aus diesem Prozessschritt heraus vorschlagen.

Bei der Erstellung des Zeugnisses gilt es nun, die passende Vorlage auszuwählen, die z. B. in verschiedenen Sprachversionen vorliegen kann, als auch die Inhalte auf Grundlage der Personalstammdaten sowie der Bewertungseingaben durch die Führungskraft richtig zusammenzustellen. Dafür kann eine AQDB-Zeugnisvorlage verwendet werden, in der nicht nur die benötigten Personalstammdaten aus dem SAP HCM System oder aus dem zuvor ausgefüllten Formular eingefügt, sondern mittels intelligenter Textbausteinregeln auch die entsprechenden Textbausteine automatisch ausgewählt und an den vorgesehenen Positionen ins Zeugnisdokument eingefügt werden. AQDB-Textbausteinregeln können dabei sowohl Daten aus dem SAP HCM System als auch aus dem interaktiven Formular lesen und auswerten, dafür sorgen spezielle Datenschnittstellen, die der AQDB für die Integration mit „SAP HCM Prozesse und Formulare“ bereithält. So können Textbausteinregeln je nach organisatorischer Zuordnung des Mitarbeiters in die Unternehmensstruktur (z. B. Buchungskreis, Personalbereich, etc.) oder Personalstruktur (z. B. Mitarbeiterkreis: gewerblicher Mitarbeiter, Angestellter, Auszubildender, etc.) die unterschiedlichen Textbausteine in Kombination mit den Bewertungsnoten der Führungskraft aus dem Eingabeformular automatisch ermitteln und ins Dokument einfügen. Bei einem leitenden Angestellten wird man in der Regel noch einen Absatz über seine Führungsqualitäten aufnehmen, was bei einem Auszubildenden entfällt. Auch solche Logiken sind mit AQDB-Textbausteinregeln abbildbar. Eventuell müssen noch einige Kommentare und Beschreibungen der Führungskraft aus dem Formular,  z. B. die Sonderaufgaben und Mitwirkung des Mitarbeiters bei besonderen Projekten, ausformuliert oder nachbearbeitet werden. Dafür kann der AQDB-Vorlagenmanager einen „änderbaren Textbaustein“ für den Personalsachbearbeiter vorsehen, in dem er die entsprechenden Textpassagen interaktiv und frei editieren kann. Das somit fast vollständig automatisch und dynamisch erzeugte Zeugnisdokument kann schließlich dem Vorgang angehängt und mittels Workflow innerhalb von SAP HCM P&F der Führungskraft im nächsten Schritt zur Prüfung und Freigabe zugesendet werden. Ist die Freigabe erfolgt, wird das Zeugnis finalisiert und dem Vorgang in SAP HCM P&F dauerhaft und als nicht mehr änderbares PDF-Dokument angehängt. Zum Schluss wird der Vorgang samt Zeugnis den Unterzeichnern zum Ausdruck und Unterschreiben zugestellt, der Workflow endet.

Schon an diesem „überschaubaren“ Prozess der Zeugniserstellung lässt sich der enorme Effizienzgewinn darstellen, der sich aus dem integrierten Lösungsansatz der beiden Anwendungsplattformen „SAP HCM Prozesse und Formulare“ und AQDB ergibt. An diesem Beispiel wird auch deutlich, welche Stärken und Vorteile die beiden Lösungen synergetisch kombinieren, während z. B. die Workflow- und Benachrichtigungssteuerung, die Einbindung der unterschiedlichen Mitarbeiter-Rollen, die Portalintegration mit ESS/MSS- und Personaladministrator-Unterstützung, Status- und Terminverfolgung, die kontext- und rollengerechte Datenerfassung mittels interaktiver Eingabeformulare, etc., Bestandteil der Funktionen von SAP HCM P&F sind, kommt für die automatisierte Dokumentenerzeugung der AQDB zum Einsatz, mit seinem ausgeklügeltem Vorlagen- und Textbausteinkonzept, das eine höchstmögliche Automatisierung des Dokumentenerzeugungsprozesses ermöglicht.

Wer diese Idee verstanden hat, der kann schlüssig die Optimierungspotentiale nachvollziehen, die aus dem Zusammenspiel der jeweiligen Anwendungskomponenten bei komplexeren und kritischeren Prozessen realisiert werden können, z. B. von der Stellenausschreibung, über die Bewerbung bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters aus einem Recruitingprozess. Dabei sind in der Regel mehrere Rollen beteiligt, deren Tätigkeiten und Eingaben koordiniert werden müssen: der Bewerber und Mitarbeiter, der Recruiter, die künftige Führungskraft, der künftige Personalbetreuer und Personalsachbearbeiter in der Abrechnung. Es werden Daten aus dem Recruiting- als auch aus dem HCM-System herangezogen, evtl. müssen weitere Daten von den jeweiligen Mitarbeiter-Rollen dazu erfasst werden, z. B. Details zur Umzugskostenerstattung, Tarif-, Bonus- und Dienstwagenregelung für die Arbeitsvertragserstellung. Eine Vielzahl dieser Informationen fließt schließlich nicht nur in die Erstellung des Arbeitsvertrages samt Anlagen ein, sondern sie werden auch in den nachgelagerten Prozessschritten, Anwendungen und Dokumenten benötigt, sobald der Vertrag von beiden Seiten unterschrieben wurde und der Prozess nahtlos in eine Einstellungs- oder Versetzungsmaßnahme mündet.



Abbildung: AQDB-Integration in SAP HCM Prozesse und Formulare: Interaktives (Adobe) Eingabeformular zur manuellen Erfassung von Vertragsdaten. Durch Klick auf die Schaltfläche „Preview“ wird automatisch der AQDB aufgerufen und ein aktueller Entwurf des Arbeitsvertrags angezeigt.