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Zeugniserstellung - ein Business Case für sich

2012-01-23T17:47:00.000+01:00

von Ioannis Blume, Accenture Software for Human Capital Management

Abschnitt 1 - Business Case Betrachtung

Deutschland und Schweiz gehören zu den wenigen Ländern, in denen Mitarbeiter einen gesetzlichen Anspruch auf die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses haben. Qualifizierte Arbeitszeugnisse stellen eine Beurteilung des Mitarbeiters seitens des Arbeitgebers dar, die nicht nur die Arbeitsleistung, sondern auch Qualifikation des Mitarbeiters einschließt. Die Beurteilung durch den Arbeitgeber muss wohlwollend formuliert sein. Neben diesen Anforderungen an inhaltliche Aspekte, gilt es auch formale zu berücksichtigen: Layout, Unterschriften, der Druck auf hochwertigem Papier als auch der Versand an den Mitarbeiter müssen so koordiniert werden, dass der Mitarbeiter am Ende ein Zeugnisdokument in den Händen hält, das inhaltlich wie optisch einen professionellen Eindruck vermittelt; Es handelt sich schließlich um sein Zeugnis und damit der maßgeblichen Referenz zur Bewertung seiner Qualifikation durch Dritte, die damit auch direkt Einfluss auf das berufliche Weiterkommen des Mitarbeiters nimmt.

Perspektivwechsel. Für Unternehmen in Deutschland und in der Schweiz ist die Bearbeitung und Ausstellung von Zeugnissen mit enormen Aufwänden verbunden. Das schließt nicht nur den eigentlichen Prozess von der Bearbeitung einer Zeugnisanforderung bis hin zur Ausstellung des Zeugnisses ein, sondern auch das Vorhalten der entsprechenden Prozess-, Daten- und Systeminfrastruktur sowie Personalkapazitäten, um alle Zeugnisanforderungen in der geforderten Qualität und innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens effektiv umsetzen zu können.

Ein paar Zahlen und Annahmen dazu, die ich aus Gesprächen mit und Unterlagen von Kunden und Geschäftspartnern gewonnen habe:

Demnach werden in mittelständischen und großen Unternehmen pro Jahr im Durchschnitt für
10 % bis 15 % der Belegschaft Zeugnisse ausgestellt. Selbst bei Unternehmen mit einer niedrigen Fluktuation kann dieser Wert am oberen Ende der Skala liegen, da neben Austrittszeugnissen auch Zwischenzeugnisse für Mitarbeiter ausgestellt werden, die dies aus einem "triftigem Grund" anfordern oder von organisatorischen Änderungen betroffen sind, wie z. B. bei Versetzung an einen anderen Standort, in eine andere Abteilung oder wenn die Führungskraft wechselt.

Meine weitere Annahme ist, dass die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Zeugnis 2 Tage beträgt, bei einer durchschnittlichen Prozessdurchlaufzeit von 7 Tagen (was schon sehr gute Werte sind). Bei einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern und 1.000 (10 %) ausgestellten Zeugnissen pro Jahr entspricht dies einem Gesamtpersonalaufwand von umgerechnet 10 Vollzeitbeschäftigten, die allein im Prozess der Zeugnisbearbeitung gebunden sind. Die Prozesskostenbetrachtung wird dabei maßgeblich von der Bewertung des Personalaufwands bestimmt. Denn je nach Unternehmen können außer Personalfachkräfte auch Mitarbeiter und ihre Führungskräfte in einem iterativen Prozess zur Abstimmung der Inhalte involviert sein, wie z. B. bei der Beschreibung der Tätigkeiten, Aufgaben und Projekte des Mitarbeiters sowie zur Beurteilung der Arbeitsleistung. Nachvollziehbar ist, je mehr Zeit und Aufwand von Mitarbeitern und Führungskräften in den Prozess einfließen, desto ungünstiger wirkt sich das auf Prozessdurchlaufzeiten und in der Regel auch auf Prozesskosten aus.

Bei meiner weiteren Business Case Betrachtung gehe ich der Einfachheit halber davon aus, dass maßgeblich die Personalfachkraft am Prozess beteiligt ist, wobei die Führungskraft lediglich die Inhalte für der Beurteilung des Mitarbeiters nach einem standardisierten Schema beisteuert. Setzt man einen durchschnittlichen Personalkosteneinsatz für eine Personalfachkraft in Deutschland ins Verhältnis zum Personalaufwand pro erstelltem Zeugnis, ergibt das eine Summe von 546 EUR pro Zeugnis (also rund 500.000 EUR pro Jahr bei 1.000 erstellten Zeugnissen). Wenn man bedenkt, ist das ein ziemlich hoher Aufwand für ein Ergebnis, dass dem Unternehmen selbst kaum einen Nutzen bringt.

Annahmen zur Business Case Betrachtung zusammengefasst:

Unternehmensgröße in Anzahl Mitarbeiter:	10.000 Mitarbeiter
Anzahl der erstellten Zeugnisse pro Jahr:	1.000 Zeugnisse (10 %)
Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Zeugnis:	2 Tage (16 Stunden)
Gesamtpersonalaufwand in Vollzeitbeschäftigten zur Bearbeitung aller Zeugnisse pro Jahr:	10 Vollzeitbeschäftigte
Personalkostenaufwand pro Zeugnis:	546 EUR

Gefühlsmäßig betrachtet liegen die Zahlen bei großen, sehr arbeitsteiligen Unternehmen drüber, gerade was die durchschnittliche Bearbeitungs- und Prozessdurchlaufzeiten betrifft. Jedenfalls war das bei meinen früheren Arbeitgebern so: Selten hielt ich ein Zeugnis nach nur eineinhalb Wochen nach Anforderung in der Hand (und viel seltener bedurfte es keiner Überarbeitung). Selbst bei diesen eher konservativ gesetzten Annahmen, bin ich überzeugt, dass sich der Personalaufwand noch signifikant reduzieren lässt, bis zu 50 %, sofern der gesamte Zeugniserstellungsprozess mit allen beteiligten Rollen von der Anforderung bis zur Ausfertigung optimal unterstützt wird. Ließe sich nur die Bearbeitungszeit von 2 Tagen auf eineinhalb Tage reduzieren (Reduzierung um 25 %), entspräche dies bei 1.000 erstellten Zeugnissen pro Jahr eine Einsparung bei Personalkostenaufwand von umgerechnet 130.000 EUR.

Die entscheidende Frage im Sinne einer Business Case Betrachtung ist daher, wie kann der Zeugnisprozess so unterstützt und optimiert werden, dass der geringste Personalaufwand für die Bearbeitung und Ausstellung von Zeugnissen entsteht - unter Berücksichtigung einer gegebenen Prozess-, Organisations- und IT-Infrastruktur sowie rechtlicher und qualitativer Ansprüche?

Abschnitt 2 - Die wichtigsten Anforderungen für eine optimierte Unterstützung des Zeugniserstellungsprozesses

Die detaillierten Anforderungen sind je nach Prozess und von Unternehmen zu Unternehmen verschieden, der Prozess beginnt in der Regel mit der Bedarfsmeldung durch den Mitarbeiter oder die Führungskraft des Mitarbeiters und umfasst folgende grundlegenden Aufgaben und Schritte:

Tätigkeiten und Aufgaben des Mitarbeiters beschreiben
Beurteilung der Leistung und Qualifikation des Mitarbeiters
Zeugniserstellung unter Nutzung entsprechend vorformulierter Textbausteine gemäß der Leistungsbeurteilung

Daraus ergeben sich, aus meiner Sicht, die folgenden wichtigsten Anforderungen für eine Lösung zur Unterstützung eines optimierten Zeugniserstellungsprozesses:

Flexibilität bei der Einbeziehung der am Zeugniserstellungsprozess beteiligten Rollen
Zentral hinterlegbare Tätigkeiten- und Aufgabenbeschreibungen sowie Integration und Anpassbarkeit der Inhalte
Bereitstellung eines handlichen Tools zur optimalen Durchführung und Bearbeitung der Leistungsbeurteilung (idealerweise unter Nutzung eines einfachen Verfahrens zur Benotung der Leistung in den unterschiedlichen Bewertungskategorien)
Automatische Generierung von Zeugnisdokumenten unter Nutzung standardisierter Vorlagen und Textbausteine sowie verfügbaren Daten aus dem ERP-System
Für die Schweiz wichtig: Unterstützung von Mehrsprachigkeit in der Anwendung, bei Vorlagen, Textbausteinen, Daten und Inhalten

Bezüglich der IT-Anforderungen gehe ich in meiner weiteren Betrachtung davon aus, dass sich die Lösung bestmöglich in die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden integriert und die vorhandenen Systeme, Anwendungen, Prozesse und Schnittstellen entsprechend zu berücksichtigen vermag. Dies soll auch für die Nutzung der bestehenden Software-Lizenzen gelten. Als typische IT-Infrastruktur für ein Unternehmen, dass SAP HCM als ERP-System nutzt, gehe ich von den folgenden Grundvoraussetzungen aus:

Integration in die SAP ERP HCM Personaladministration auf Basis SAP Release ECC 6.00
Für das Auslesen von Inhalten bzgl. der Aufgaben- und Tätigkeitenbeschreibung sind Schnittstellen zum SAP Organisationsmanagement vorhanden, sofern darauf zurückgegriffen werden soll und kann
Nutzung vorhandener SAP User-Lizenzen für Führungskräfte und Mitarbeiter, die in der jeweiligen Rolle als Führungskraft oder Mitarbeiter in den Workflow eingebunden werden
Nutzung von vorinstallierten / vorkonfigurierten Standard Software-Komponenten auf den Clients (z. B. Internet Explorer, Adobe Reader, MS Office, etc.): Es bedarf keiner zusätzlichen Software-Programme auf den PC-Arbeitsplätzen der jeweiligen Benutzer/Rollen
Standardsoftware: die Zeugnislösung wird als Standardsoftware angeboten und kann via Standard SAP-Methoden kundenspezifisch konfiguriert, erweitert und angepasst werden
Angebot von Softwarewartung: Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und an neue Software-Releasestände (SAP, Internet Explorer, etc.) angepasst
Die Lösung ist mandantenfähig und berücksichtigt SAP ERP-Standards bei Installation und Betrieb: Mehrsystem-Landschaft (DEV-QA-PROD Systeme), SAP Benutzer- und Berechtigungssystem, Einbindung per Standardschnittstellen in Workflow- und Ticketing-System, Administrierbarkeit, etc.

Im Folgenden betrachte ich die fachlichen Anforderungen etwas detaillierter:

1. Flexibilität bei der Einbeziehung der am Zeugniserstellungsprozess beteiligten Rollen

Die am Prozess beteiligten Rollen sind in der Regel neben der HR-Fachkraft auch die Führungskraft des Mitarbeiters und nicht selten der Mitarbeiter selbst. Eine Zeugnislösung sollte alle diese potentiell am Prozess beteiligten Rollen flexibel einbinden können und für unterschiedliche Bereiche und Mitarbeitergruppierungen innerhalb der Unternehmensgruppe auch unterschiedlich zu steuern vermögen. Es kann zum Beispiel erforderlich sein, dass bei gewerblichen Mitarbeitern die jeweilige Führungskraft die Bedarfsmeldung auslöst, wohingegen Verwaltungskräfte in der Unternehmenszentrale ihr Zeugnis im Regelfall über ein Unternehmensportal per Mitarbeiter-Self Service anfordern und dies nur im Sonderfall über die Führungskraft geschieht. Je nach dem, wie die Zeugnisanforderung initiiert wird und der weitere Prozessablauf ist, sollte der den Prozess steuernde Workflow flexibel einzurichten sein und die nachfolgenden Schritte möglichst automatisiert ansteuern können, z. B. die Führungskraft eines Mitarbeiters automatisch aus dem SAP Organisationsmanagement ermitteln, oder anhand beliebig weiterer Kriterien, wie die Zuordnung zu einem bestimmten Personalbereich oder zu einer Kostenstelle. Werden so die unterschiedlichen Rollen in den Prozess eingebunden, ist es auch wünschenswert, wenn die Zeugnislösung der jeweiligen Rolle die Möglichkeit bietet, den Bearbeitungsstand der Zeugnisanforderung einzusehen: wer gerade an welchem Schritt daran arbeitet. Nutzt hingegen ein Unternehmen im Rahmen seiner Shared Services-Organisation bereits ein einheitliches Workflowsteuerungs- oder Auftragsmanagement-System, sollten die dezidierten funktionalen Aspekte und Benutzeroberflächen der Zeugnislösung, wie sie im Weiteren noch beschrieben werden, ohne größeren Aufwand und flexibel damit zu integrieren sein.

Zusammengefasst: Eine wesentliche Anforderung ist die Flexibilität der Zeugnislösung hinsichtlich der

Einbindung und Ansteuerung der verschiedenen Rollen und Aufgaben im Verlauf des gesamten Zeugnisprozesses
automatischen Auflösung der Rollen unter Auswertung von Zuordnungen aus dem SAP Organisationsmanagement oder unternehmensspezifischer Zuordnungskriterien
Integrierbarkeit in bestehende Workflowsteuerungs- oder Auftragsmanagementsysteme

2. Zentral hinterlegbare Tätigkeiten- und Aufgabenbeschreibungen sowie Integration und Anpassbarkeit der Inhalte

Zeugnis ist nicht gleich Zeugnis. Neben der individuellen Beurteilung jeden Mitarbeiters (meistens nach Schulnotenskala) anhand verschiedener Beurteilungskriterien, wie Arbeitsweise, Sozialverhalten gegenüber Internen und Externen, Arbeitserfolg, etc., die letztlich zur Auswahl von vorformulierten Textbausteinen führt und die entsprechende Beurteilung in eine formalisierte codierte Zeugnissprache kleidet, erfolgt die Beschreibung der Tätigkeiten, Aufgaben und Projekte eines Mitarbeiters mehr oder weniger standardisiert. Selbst wenn die Tätigkeiten und Aufgaben anhand der Stellenbeschreibung aus einem zentralen Stellenkatalog abgeleitet werden können, gilt es noch Sonderaufgaben und -projekte und herausragende Leistungen zu berücksichtigen, die je Mitarbeiter individuell sind. Eine ideale Zeugnislösung kann daher beides: a) Die Tätigkeiten und Aufgaben eines Mitarbeiters anhand seines Stellenprofils aus einem zentral hinterlegten Verzeichnis lesen, z. B. aus dem SAP Organisationsmanagement oder aus einem unternehmensspezifischen Tätigkeiten-/Aufgabenkatalog - soweit vorhanden. b) Tätigkeiten, Aufgaben, Projekte, etc., können für das Zeugnis eines Mitarbeiters beliebig hinzugefügt oder angepasst werden. Auch der Aspekt, von wem die Aufgaben und Tätigkeiten ausgewählt oder erfasst werden, muss dabei berücksichtigt werden. Am elegantesten wäre es natürlich, wenn der Mitarbeiter (oder die Führungskraft oder der HR-Sachbearbeiter - je nach dem, wie der Prozessablauf gestaltet ist) schon bei der Zeugnisanforderung und -initiierung eine Vorauswahl mit den für das Stellenprofil des Mitarbeiters voreingestellten Tätigkeiten und Aufgaben erhält und diese nur um individuelle Tätigkeiten und Projekte zu ergänzen oder anzupassen braucht; So geht es am schnellsten und am einfachsten.

Zusammengefasst: Eine wesentliche Anforderung ist die Möglichkeit, die für die Zeugniserstellung benötigten Tätigkeiten- und Aufgabenbeschreibungen

für ausgewählte Stellenprofile zentral zu hinterlegen und zu integrieren
individuell je Mitarbeiter und Zeugnis ad-hoc hinzuzufügen oder anzupassen
für alle potentiell am Prozess beteiligten Rollen, wie Mitarbeiter, Führungskraft, HR-Sachbearbeiter, bearbeitbar zu machen

3. Bereitstellung eines handlichen Tools zur optimalen Durchführung und Bearbeitung der Leistungsbeurteilung

Die Beurteilung des Mitarbeiters anhand verschiedener Beurteilungskriterien stellt neben der Erfassung der Tätigkeiten und Aufgaben den kniffeligsten und aufwändigsten Part dar. Neben allgemeinen Kriterien, wie der Beurteilung der Arbeitsbereitschaft und -weise, variieren die weiteren Beurteilungskriterien je nach Zeugnis- und Mitarbeiterart. Bei einem Vertriebsmitarbeiter wird z. B. der Vertriebserfolg zusätzlich beurteilt, bei einer Führungskraft der Führungserfolg. Bei Praktikanten und Auszubildenden wird mit Sicherheit auch die Lern- und Arbeitsweise eine Beurteilung erfahren. Die Beurteilung erfolgt in der Regel durch die Führungskraft bzw. durch den disziplinarisch Vorgesetzten. Meistens wird dazu ein vorstrukturierter Erfassungsbogen genutzt, auf dem der Vorgesetzte anhand der vorgegebenen Bewertungskriterien die Leistung des Mitarbeiters für das jeweilige Kriterium vereinfacht nach Schulnotenprinzip erfassen kann. Je nach dem, ob die Leistung für ein Kriterium als "1 - Sehr gut", "2 - Gut", "3 - Befriedigend", etc., benotet wird, führt dies in der Konsequenz zur Auswahl von entsprechend formulierten Zeugnisbausteinen, die die jeweilige Benotung inhaltlich entsprechend widerspiegeln. Die Vorgehensweise hat sich in der Praxis bewährt und sollte auch von der Zeugnislösung in elektronischer Form angeboten werden, denn sie ermöglicht der Führungskraft eine vereinfachte Durchführung der Leistungsbeurteilung nach Schulnotenprinzip. Ein Prinzip, das jeder kennt und auf Anhieb anzuwenden weiß. Auch die anschließende Zuordnung der entsprechenden Zeugnistextbausteine lässt sich damit leicht vornehmen. Einzig und allein die frei formulierten Textpassagen, die fallweise an bestimmten Stellen durch die Führungskraft ergänzt werden, wie z. B. bei "Herausragenden Erfolgen", für die es keine vorformulierten Standard-Zeugnistextbausteine gibt, müssen sprachlich abgestimmt sein, damit das gesamte Zeugnis, bestehend aus standardisierten und individuell formulierten Inhalten, im Endergebnis aus einem Guss wirkt und ein einheitlicher Sprachfluss gewährleistet ist. Daher sollte die Zeugnislösung auch eine Vorschaufunktion bieten, die das gesamte Zeugnisdokument samt Tätigkeiten- und Aufgabenbeschreibung sowie mit den bis zu dem Zeitpunkt zugeordneten Zeugnistextbausteinen und frei erfassten Texten anzeigt, damit der Beurteiler überprüfen kann, ob die Inhalte und Formulierungen stimmig zueinander passen und gegebenenfalls noch Änderungen vornehmen kann, bevor das Zeugnis zur Fertigstellung an den nächsten Bearbeiter gesendet wird.

Zusammengefasst: Eine wesentliche Anforderung für die optimale Durchführung und Bearbeitung der Leistungsbeurteilung ist die Bereitstellung eines elektronischen Beurteilungsformulars,

das je nach zu erstellendem Zeugnis die variierenden Beurteilungskriterien je nach Zeugnis- und Mitarbeiterart strukturiert abzubilden vermag
mit dem der Vorgesetzte die Leistungsbeurteilung in den verschiedenen Kriterien in gewohnter und bewährter Weise nach Schulnotenprinzip durchführen kann
in dem für die jeweiligen Beurteilungskriterien neben Noten auch Freitexte für besondere Leistungskriterien erfasst oder ergänzt werden können
sowie einer Vorschaufunktion, die einen Entwurf des Zeugnisses mit allen zugeordneten Zeugnistextbausteinen und frei erfassten Texten anzeigt, um eine Überprüfung durch den Beurteiler zu ermöglichen

4. Automatische Generierung von Zeugnisdokumenten unter Nutzung standardisierter Vorlagen und Textbausteine sowie verfügbaren Daten aus dem ERP-System

Diese Anforderung ergibt sich als logische Konsequenz aus den vorhergehenden Anforderungen. Denn sämtliche Inhalte für die Zeugnisgenerierung sollten jetzt bereits vorliegen: Aufgaben- und Tätigkeitenbeschreibung, Leistungsbeurteilung und die daraus resultierende Zuordnung standardisierter Zeugnistextbausteine sowie gegebenenfalls individuell ergänzte Freitexte zur Beurteilung besonderer Kriterien. Eine erste Überprüfung des Zeugnisentwurfs konnte die Führungskraft bei der Beurteilung auf Grund der Vorschaufunktion der Zeugnislösung vornehmen. Als abschließender Schritt erfolgt die Generierung des eigentlichen Zeugnisdokumentes. Sämtliche Inhalte und Textbausteine müssen dazu in eine aktuelle Zeugnisvorlage überführt werden, damit eine Überprüfung des Zeugnisses hinsichtlich Inhalte, Layout und Gesamtbild durch den HR-Sachbearbeiter erfolgen kann. Um dies optimal vornehmen zu können, sollte die Lösung über einen Editor verfügen, in dem alle Textabschnitte komfortabel bearbeitet und gegebenenfalls ergänzt werden können. Wichtig ist auch, dass die betreffenden Kopf- und Fußzeilen, je nach organisatorischer Zuordnung des Mitarbeiters, automatisch mit dem jeweiligen Unternehmenslogo und Geschäftsangaben versehen sind und die Unterschriftenzeile die Namen und Funktionen der entsprechenden Unterzeichner enthält. Wird das Zeugnis dem Mitarbeiter mit der Post nach Hause zugestellt, sollte noch noch ein passendes Anschreiben erzeugt werden können, nach Möglichkeit ebenfalls automatisch und ohne viel Aufwand.

Zusammengefasst: Eine wesentliche Anforderung ist eine möglichst unaufwändige Fertigstellung des Zeugnisses, wobei

alle Inhalte und zugeordnete Textbausteine in eine aktuelle Dokumentenvorlage überführt werden
der HR-Sachbearbeiter die Möglichkeit hat, das Zeugnis hinsichtlich Inhalte, Layout und Gesamtbild noch einmal gesamthaft zu überprüfen und notwendige Anpassungen mittels komfortablen Editor vorzunehmen
entsprechende Kopf-/Fuß- und Unterschriftenzeilen automatisiert ermittelt und eingefügt werden
eventuell benötigte Anschreiben und Anlagen möglichst ebenfalls automatisiert generiert werden

Abschnitt 3 - Integrierter Lösungsansatz mit dem scdsoft-Zeugnisgenerator und dem Accenture Quick Document Builder (AQDB)

Ein Lösungsansatz zur Abbildung der beschriebenen fachlichen als auch technischen Anforderungen, um den Prozess der Zeugniserstellung optimal zu unterstützen, besteht aus dem kombinierten Einsatz von Accenture Quick Document Builder (AQDB) und dem scdsoft-Zeugnisgenerator, zweier Standard Software Anwendungen für SAP HCM, die über eine neu entwickelte Schnittstelle miteinander integriert wurden. Die Aufgabenteilung zwischen den beiden Anwendungen ist dabei wie folgt: Der scdsoft-Zeugnisgenerator verwaltet die spezifischen Inhalte für die Erstellung von Zeugnissen, stellt spezielle Benutzerflächen und Funktionen für die Zeugnisbearbeitung bereit und und konzentriert sich auf den Zeugniserstellungsprozess, steuert also den Workflow und sorgt dafür, dass die verschiedenen am Prozess beteiligten Rollen an den entsprechenden Stellen eingebunden werden. Die Dokumentenerzeugung mit dem AQDB hingegen spielt ihre Stärken am Schluss bei der automatischen Zeugnisgenerierung und interaktiven Bearbeitung von Zeugnisdokumenten aus.

Der schematische Ablauf des Zeugniserstellungsprozesses sieht dabei wie folgt aus:

Für die Antragsphase unterstützt der scdsoft-Zeugnisgenerator unterschiedliche Antragsprozesse, die je nach Kriterium, z. B. Unternehmensbereich, Zeugnis- oder Mitarbeiterart, etc., auch kombiniert zum Einsatz kommen können. Diese Antrags-/Bearbeitungsprozesse stehen dabei zur Verfügung:

Der Mitarbeiter beantragt ein Arbeitszeugnis (ESS-Szenario)
Der Manager (Vorgesetzte) beantragt ein Arbeitszeugnis für den Mitarbeiter (MSS-Szenario)
Der HR-Sachbearbeiter beantragt ein Arbeitszeugnis für den Mitarbeiter
Der HR-Sachbearbeiter beginnt den Prozess und führt alle nachfolgenden Schritte selbst aus (All-in-one Szenario)

Je nach dem, wer den Antrag stellt, erfolgen die weiteren Bearbeitungsschritte durch verschiedene Rollen, außer beim All-in-one Szenario, bei dem der HR-Sachbearbeiter alle nachfolgenden Schritte in einem Vorgang selbst ausführt. Die nachfolgende Bearbeitersinstanz kontrolliert dabei in der Regel auch die Eingaben der Vorgängerrolle, z. B. wenn der Mitarbeiter seine Aufgaben und Tätigkeiten selbst erfasst, werden diese von der Führungskraft überprüft und gegebenenfalls ergänzt oder abgeändert. Die Eingaben durch die Führungskraft werden wiederum vom HR-Sachbearbeiter überprüft.

In der Phase "Vorselektion / Definition" werden die grundlegenden Parameter für Zeugniserstellung eingestellt und ausgewählt, u. a.:

Art des Zeugnis: Endzeugnis, Zwischenzeugnis, Tätigkeitsbescheinigung, etc.
Grund der Zeungiserstellung
Tätigkeitsbeschreibung

Wie in den fachlichen Anforderungen in Abschnitt 2 beschrieben, besteht hier maximale Flexibilität beim Erfassen oder Hinzufügen der Aufgaben und Tätigkeiten. Diese können entweder händisch erfasst werden oder über die Schaltfläche "Standardaufgaben hinzufügen" aus einem zentral hinterlegten Tätigkeitenkatalog eingelesen werden. Auch das Auslesen aus dem SAP Organisationsmanagement wird unterstützt, sofern dort die Aufgaben und Tätigkeiten für die unterschiedlichen Stellenprofile gepflegt werden.

Als nächster Schritt erfolgt die Beurteilung mittels interaktiven Eingabeformular, entweder durch den Vorgesetzten oder im All-in-one Szenario durch den HR-Sachbearbeiter. Dieses Formular wird via Konfiguration kundenspezifisch angepasst, sowohl hinsichtlich der zu beurteilenden Kriterien als auch die aufgrund der Benotung zuzuordnenden Textbausteine. Hier hat der scdsoft-Zeugnisgenerator sehr elegant die Anforderung umgesetzt, alle zur Verfügung stehenden Textbausteinvariationen je Note gleichzeitig anzuzeigen und dem Beurteiler damit die Möglichkeit zu geben, eine passende Alternative auszuwählen. So kann das Beurteilungsformular schnell und einfach ausgefüllt und im selben Vorgangsschritt einer Vorabkontrolle durch den Beurteiler unterzogen werden. Die Textbausteine stammen entweder vom Kunden und werden in die scdsoft-Lösung übernommen; Optional liefert scdsoft auch die sog. "Weuster-Textbausteine": dabei handelt es sich um allgemeingültige geprüfte Muster-Zeugnistextbausteine von einem der führenden Experten auf diesem Gebiet, Prof. Dr. Arnulf Weuster (siehe http://www.arbeitszeugnis.de/fachliteratur.php).

Als letzter Schritt erfolgt die Generierung des Zeugnisdokumentes mit dem AQDB und die interaktive Bearbeitung im Document Composer. Die einzelnen Textabschnitte können hier sehr einfach überarbeitet oder auch vom HR-Sachbearbeiter ergänzt werden, z. B. um die Tätigkeiten auszuformulieren. Optional besteht die Möglichkeit, sofern dies konfiguriert ist, ein lokale Kopie des generierten Zeugnisdokumentes im Word DOC-Format zu exportieren und lokal in Microsoft Word weiterzubearbeiten.

Die Vorlagen für Zeugnisdokumente werden, wie alle anderen HR-Dokumenten- und Korrespondenzvorlagen auch, im AQDB Vorlagenmanagement verwaltet und können mit Microsoft Word erstellt und bearbeitet werden. Eine Mustervorlage wird von Accenture ausgeliefert und kann durch die AQDB-Vorlagenmanager angepasst werden. Für das Einfügen entsprechender Kopf-/Fuß- und Unterschriftenzeilen können im AQDB Textbausteinregeln definiert werden, die z. B. je nach organisatorischer Zuordnung des Mitarbeiters die entsprechenden Bausteine mit dem jeweiligen Unternehmenslogo und Geschäftsangaben automatisch auswählt.

Das so finalisierte Zeugnis wird zum Abschluss als PDF-Dokument unter der Personalnummer des Mitarbeiters im SAP HCM gespeichert, genauer: in einem Infotypen, der kundenspezifisch eingerichtet wird. Zusätzlich kann auch die Benotung der einzelnen Beurteilungskriterien gespeichert und später ausgewertet werden.

Fazit

Der in Abschnitt 1 aufgestellte Business Case lässt unter den getroffenen Annahmen erkennen, das beim Zeugniserstellungsprozess ein Optimierungspotential vorhanden sein kann und es durchaus Sinn ergibt, den Prozess im Unternehmen zu durchleuchten und eine eigene Business Case Betrachtung anzustellen (an weiteren Untersuchungen bin ich sehr interessiert und würde mich freuen, wenn Sie Ihre Erkenntnisse mit mir teilen).

Die in Abschnitt 2 formulierten fachlichen und technischen Anforderungen können über den vorgestellten integrierten Lösungsansatz mit dem scdsoft-Zeugnisgenerator und AQDB sehr gut erfüllt werden, zudem beide Anwendungen auf SAP Netweaver fußen und nahtlos mit SAP HCM integriert sind. So werden die getätigten Investitionen in die bestehende SAP-Plattform nicht nur geschützt, sondern auch um weitere kostensparende, prozessoptimierende Anwendungen im HR-Bereich aufgewertet.

Die im integrierten Lösungsansatz zum Einsatz kommende AQDB-Lösung ist aber nicht nur für die Zeugniserstellung von Nutzen, sondern kann auch für die Dokumentenerstellung im HR-Bereich generell genutzt werden, z. B. für die automatisierte Erzeugung der Mitarbeiterkorrrespondenz im HR Shared Service Center. Setzt ein Unternehmen bereits die AQDB-Lösung ein, findet sich im scdsoft-Zeugnisgenerator ein leistungsstarkes Add-On für die Optimierung des Zeugniserstellungsprozesses.

Weitere Informationen

Accenture bietet wöchentlich kostenfreie Webinare zu ihren Softwarelösungen an. Die Lösungen werden live gezeigt und die Anforderungen der Teilnehmer interaktiv diskutiert.

Termine für das Webinar "Zeugniserstellung mit AQDB und dem scdsoft-Zeugnisgenerator":

8. Februar 2012, 14:00 - 15:00 Uhr

17. Februar 2012, 11:00 - 12:00 Uhr

29. Februar 2012, 14:00 - 15:00 Uhr

Zur Anmeldung senden Sie mir bitte eine E-Mail mit ihrem Wunschtermin.

Sonstige Webinare:

Verzeichnis und Webinar-Registrierung unter www.aqdb.info >> Online Webinare

Neuer AQDB-Artikel: Korrespondenzmanagement bei ABB

2011-09-22T17:55:00.000+02:00

Wer sich für Standardsoftware entscheidet, achtet nicht nur auf den Preis. Die Anwendung soll unmittelbar einsatzbereit sowie einfach zu bedienen sein und sich - bei Bedarf - mit wenig Aufwand und eigenen Mitteln auch auf unternehmensspezifische Besonderheiten einstellen lassen. ABB setzte vor 4 Jahren auf den Accenture Quick Document Builder (AQDB), um schon einem Monat nach der Einführung im Personalmanagement Serienschreiben an die Mitarbeiter versenden zu können.

Die beiden HR-IT-Fachfrauen bei ABB, Vera Scholz und Anja Schertz, im Gespräch über die Hintergründe der Einführung vom AQDB. Der Artikel ist erschienen in der HR Performance (September 2011).

Artikel im PDF-Reader öffnen und downloaden

Neue AQDB Version 2.2 verfügbar!

2011-09-01T15:23:00.003+02:00

Schlank – Schnell – Günstig.

Betriebskosten senken, Performance erhöhen. Das war die Zielsetzung mit dem neuen Document Composer in AQDB-Version 2.2.

Lesen Sie hier mehr.

Konsequent zu Ende gedacht

2011-03-08T18:04:00.003+01:00

Accenture Quick Document Builder (AQDB) integriert sich nahtlos in SAP HCM Prozesse und Formulare

- von Ioannis Blume, Accenture Software for SAP Human Capital Management -

Mit „SAP HCM Prozesse und Formulare“ (kurz: SAP HCM P&F) bietet SAP ihren Kunden eine Muster- und Anwendungsplattform, mit der insbesondere die Prozesse in einer modernen Personalorganisation effizienter gestaltet, die Einbindung der verschiedenen Mitarbeiter-Rollen orchestriert sowie die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Funktionen, Prozessschritte und –schnittstellen erhöht werden können. Das Besondere dabei ist, das die an einem Prozess beteiligten Mitarbeiter nicht nur rollenspezifisch zum jeweilig passenden Zeitpunkt eingebunden werden, sondern auch ihren Prozessbeitrag kontextbezogen und aus ihnen vertrauten Benutzerschnittstellen heraus leisten können. Es gilt, HR-Prozesse soweit zu optimieren, dass alle am Prozess Beteiligten nicht nur den geringsten Aufwand damit haben, sondern auch nachgelagerte System- und Funktionsschnittstellen bedient werden, um eine möglichst hohe Prozessautomation zu erzielen.
Am Beispiel eines überschaubaren aber verhältnismäßig sehr aufwändigen Prozesses, wie der Zeugniserstellung, wird deutlich, welch hoher Automationsgrad mit SAP HCM P&F bereits abgebildet werden kann: Der Prozess kann entweder durch den Mitarbeiter als (Employee Self Service) ESS- oder durch eine Führungskraft als (Manager Self Service) MSS-Szenario im Portal gestartet werden. Angenommen der Prozess wird vom Mitarbeiter initiiert, kann der zugrunde liegende (SAP) Workflow die Führungskraft des Mitarbeiters ermitteln und dieser eine Benachrichtigung samt Erfassungsformular zur Bewertung des Mitarbeiters zukommen lassen. Hier kommt ein interaktives (Adobe) Eingabeformular im Rahmen von SAP HCM P&F zum Einsatz, das nicht nur die strukturierte Eingabe der Bewertungskriterien anhand vorgegebener Bewertungskategorien durch die Führungskraft ermöglicht, sondern bereits auch Daten zum Mitarbeiter und zum Arbeitsverhältnis aus den Personalstammdaten des anfordernden Mitarbeiters enthalten und anzeigen kann, z. B. Name und Geburtsdatum, Abteilung, Positionsbezeichnung, Eintrittsdatum, etc. Das interaktive Formular ist auf die Bearbeitung durch die Rolle „Führungskraft“ zugeschnitten; Es kann Dropdown-, Ankreuz-, Options- oder Freitextfelder enthalten, in denen die Führungskraft die notwendigen Eingaben mit wenigen Klicks und Eingaben erfassen kann. Abschließend wird das Formular mit allen vorgenommenen Eingaben „gesendet“ und der Workflow spielt den nächsten Prozessschritt dem zuständigen Personalsachbearbeiter zu. Dieser erhält wiederum eine Benachrichtigung („Work Item“) mit dem von der Führungskraft ausgefüllten Beurteilungsformular und kann damit seinerseits die Bearbeitung beginnen, das Zeugnis zu erstellen. Hier kann sich der AQDB einklinken und dem Personalsachbearbeiter die Erstellung des Zeugnisses aus diesem Prozessschritt heraus vorschlagen.

Bei der Erstellung des Zeugnisses gilt es nun, die passende Vorlage auszuwählen, die z. B. in verschiedenen Sprachversionen vorliegen kann, als auch die Inhalte auf Grundlage der Personalstammdaten sowie der Bewertungseingaben durch die Führungskraft richtig zusammenzustellen. Dafür kann eine AQDB-Zeugnisvorlage verwendet werden, in der nicht nur die benötigten Personalstammdaten aus dem SAP HCM System oder aus dem zuvor ausgefüllten Formular eingefügt, sondern mittels intelligenter Textbausteinregeln auch die entsprechenden Textbausteine automatisch ausgewählt und an den vorgesehenen Positionen ins Zeugnisdokument eingefügt werden. AQDB-Textbausteinregeln können dabei sowohl Daten aus dem SAP HCM System als auch aus dem interaktiven Formular lesen und auswerten, dafür sorgen spezielle Datenschnittstellen, die der AQDB für die Integration mit „SAP HCM Prozesse und Formulare“ bereithält. So können Textbausteinregeln je nach organisatorischer Zuordnung des Mitarbeiters in die Unternehmensstruktur (z. B. Buchungskreis, Personalbereich, etc.) oder Personalstruktur (z. B. Mitarbeiterkreis: gewerblicher Mitarbeiter, Angestellter, Auszubildender, etc.) die unterschiedlichen Textbausteine in Kombination mit den Bewertungsnoten der Führungskraft aus dem Eingabeformular automatisch ermitteln und ins Dokument einfügen. Bei einem leitenden Angestellten wird man in der Regel noch einen Absatz über seine Führungsqualitäten aufnehmen, was bei einem Auszubildenden entfällt. Auch solche Logiken sind mit AQDB-Textbausteinregeln abbildbar. Eventuell müssen noch einige Kommentare und Beschreibungen der Führungskraft aus dem Formular, z. B. die Sonderaufgaben und Mitwirkung des Mitarbeiters bei besonderen Projekten, ausformuliert oder nachbearbeitet werden. Dafür kann der AQDB-Vorlagenmanager einen „änderbaren Textbaustein“ für den Personalsachbearbeiter vorsehen, in dem er die entsprechenden Textpassagen interaktiv und frei editieren kann. Das somit fast vollständig automatisch und dynamisch erzeugte Zeugnisdokument kann schließlich dem Vorgang angehängt und mittels Workflow innerhalb von SAP HCM P&F der Führungskraft im nächsten Schritt zur Prüfung und Freigabe zugesendet werden. Ist die Freigabe erfolgt, wird das Zeugnis finalisiert und dem Vorgang in SAP HCM P&F dauerhaft und als nicht mehr änderbares PDF-Dokument angehängt. Zum Schluss wird der Vorgang samt Zeugnis den Unterzeichnern zum Ausdruck und Unterschreiben zugestellt, der Workflow endet.

Schon an diesem „überschaubaren“ Prozess der Zeugniserstellung lässt sich der enorme Effizienzgewinn darstellen, der sich aus dem integrierten Lösungsansatz der beiden Anwendungsplattformen „SAP HCM Prozesse und Formulare“ und AQDB ergibt. An diesem Beispiel wird auch deutlich, welche Stärken und Vorteile die beiden Lösungen synergetisch kombinieren, während z. B. die Workflow- und Benachrichtigungssteuerung, die Einbindung der unterschiedlichen Mitarbeiter-Rollen, die Portalintegration mit ESS/MSS- und Personaladministrator-Unterstützung, Status- und Terminverfolgung, die kontext- und rollengerechte Datenerfassung mittels interaktiver Eingabeformulare, etc., Bestandteil der Funktionen von SAP HCM P&F sind, kommt für die automatisierte Dokumentenerzeugung der AQDB zum Einsatz, mit seinem ausgeklügeltem Vorlagen- und Textbausteinkonzept, das eine höchstmögliche Automatisierung des Dokumentenerzeugungsprozesses ermöglicht.

Wer diese Idee verstanden hat, der kann schlüssig die Optimierungspotentiale nachvollziehen, die aus dem Zusammenspiel der jeweiligen Anwendungskomponenten bei komplexeren und kritischeren Prozessen realisiert werden können, z. B. von der Stellenausschreibung, über die Bewerbung bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters aus einem Recruitingprozess. Dabei sind in der Regel mehrere Rollen beteiligt, deren Tätigkeiten und Eingaben koordiniert werden müssen: der Bewerber und Mitarbeiter, der Recruiter, die künftige Führungskraft, der künftige Personalbetreuer und Personalsachbearbeiter in der Abrechnung. Es werden Daten aus dem Recruiting- als auch aus dem HCM-System herangezogen, evtl. müssen weitere Daten von den jeweiligen Mitarbeiter-Rollen dazu erfasst werden, z. B. Details zur Umzugskostenerstattung, Tarif-, Bonus- und Dienstwagenregelung für die Arbeitsvertragserstellung. Eine Vielzahl dieser Informationen fließt schließlich nicht nur in die Erstellung des Arbeitsvertrages samt Anlagen ein, sondern sie werden auch in den nachgelagerten Prozessschritten, Anwendungen und Dokumenten benötigt, sobald der Vertrag von beiden Seiten unterschrieben wurde und der Prozess nahtlos in eine Einstellungs- oder Versetzungsmaßnahme mündet.

Abbildung: AQDB-Integration in SAP HCM Prozesse und Formulare: Interaktives (Adobe) Eingabeformular zur manuellen Erfassung von Vertragsdaten. Durch Klick auf die Schaltfläche „Preview“ wird automatisch der AQDB aufgerufen und ein aktueller Entwurf des Arbeitsvertrags angezeigt.

Praxisbericht BAYER AG: Leistungsfähiger Schriftverkehr mit AQDB

2011-02-25T18:24:00.002+01:00

Bayer startete 2006 ein Programm zur Optimierung des globalen Personalmanagements, zu dem auch die Automatisierung des Schriftverkehrs mit dem AQDB gehörte.

„Wir wollten ein Tool für den Schriftverkehr, das auch für Nicht-IT Fachkräfte handhabbar sein sollte.” - sagt Rainer Pentzek, Bayer Global HR, Center of Expertise.

Lesen Sie hier den Artikel im PDF-Format, erschienen in der Personalwirtschaft (März 2011)

Neuer AQDB-Artikel: Schnelle Implementierung und Nutzung

2010-09-17T15:27:00.011+02:00

Bei großen und mittelständischen Unternehmen fallen im Personalbereich eine Vielzahl individueller und standardisierter Schreiben an Mitarbeiter und Bewerber an, die es möglichst effizient zu erstellen, zu versenden und zu archivieren gilt. Im Zuge der Umstellung und Optimierung von Prozessen und ERP-Systemen prüfen Unternehmen ihre Möglichkeiten, dieses Dokumenten- und Schriftverkehrsmanagement gezielter zu unterstützen.

Interview mit Christian Schäfer, erschienen in der Personalwirtschaft (September 2010)

Artikel im PDF-Reader öffnen und downloaden

Neue Version 2.1 ab sofort verfügbar!

2010-09-17T14:47:00.005+02:00

Die neue AQDB-Version 2.1 erweitert den Funktionsumfang um echte Innovationen. Hier die wesentlichen Neuerungen im Überblick:

- Vorgangsgestützte Dokumentenbearbeitung und neues Anlagenmanagement
- Neue Freigabeworkflows für Vorlagen und Textbausteine
- E-Mails im HTML-Format
- Barrierefreies Arbeiten und Bedienhilfen für Mitarbeiter mit Sehbehinderung
- Unterstützung von SAP E-Recruiting 6.03 und 6.04

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Neuer AQDB-Artikel von Ioannis Blume in HR Performance erschienen (April 2010)

2010-05-04T17:29:00.006+02:00

Mehr Effizienz in Korrespondenz- und Dokumentenmanagement auch in kleineren und mittelständischen Betrieben. Nachdem die führenden ERP-Softwareanbieter ihre Lösungen funktional und preislich auf die Belange des Mittelstands ausgerichtet haben, sind auch die Software-Partner dabei, ihre Angebote und Programme für Mittelständler zuzuschneiden. Der AQDB ist in einer Woche installiert und wartet mit Lizenz-Konzepten auf, die sich an Unternehmensgröße und Nutzungsintensität orientieren. Das macht ihn auch für kleinere Betriebe erschwinglich und wirtschaftlich.

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AQDB erlangt die SAP Zertifizierung als ABAP add-on for SAP ERP Human Capital Management

2010-02-19T18:43:00.002+01:00

Bereits am 14. Januar 2010 wurde der AQDB nach umfangreichen Erweiterungen erfolgreich zertifiziert.
Die ABAP-Zertifizierung verlangt u.a. die Auslieferung über SAP-Transportverfahren des SAP-Solution Managers
und dokumentiert die 100% SAP-zentrierte Technologie dieser nun auch SAP-geprüften marktführenden Anwendungen
für den Schriftverkehr mit SAP.

Dokumente aus einer SAP Personalmaßnahme heraus mit dem AQDB erstellen

2009-09-29T19:52:00.012+02:00

Im AQDB gibt es die Möglichkeit, die Dokumentenerstellung direkt aus einer SAP Personalmaßnahme heraus zu starten. Dazu wird im AQDB Customizing hinterlegt, in welcher Maßnahme, nach welcher Änderung, z. B. Infotyp, Subtyp, Feld, etc. - die Dokumentenerstellung mit welcher Vorlage erfolgen soll. Weiterhin kann festgelegt werden, ob ein Dokument komplett im Hintergrund oder "interaktiv" bearbeitet werden kann.

Ist die Vorlage in mehreren Sprachversionen verfügbar, wird das Dokument in Abhängigkeit der eingestellten Kommunikationssprache des Mitarbeiters im Infotypen 0002 erstellt. Das steuert der AQDB automatisch.

Eine Online-Demo, die die Erstellung eines Versetzungsschreibens aus der Personalmaßnahme "Organistorischer Wechsel" zeigt, gibt es hier.

Wer die Online Demo herunterladen will, um sie "Offline" zur Verfügung zu haben, klickt hier (einfach das ZIP-File auspacken und die Datei "(DE) AQDB Personnel Action Integration.htm" ausführen).

Archivierung und elektronische Personalakte

2008-04-23T07:56:00.003+02:00

Oft ist es erforderlich, die mit AQDB erstellten Dokumente in einem elektronischen Archivsystem zu speichern oder direkt in die elektronische Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters.
AQDB nutzt die SAP ArchiveLink-Schnittstelle zur Archivierung. Einer Dokumentenvorlage kann ein ArchiveLink Objekttyp und ein Dokumenttyp zugeordnet werden (siehe Bild). Die daraus erstellten Dokumente können dann vom AQDB (auch automatisch bei der Massendokumenterstellung) archiviert und dabei einer Personalnummer sowie einem Dokumententypen zugewiesen werden. Solange das Archivsystem oder die digitale Personalaktenlösung die ArchiveLink-Schnittstelle unterstützt, werden die Dokumente entsprechend in das "hinter" ArchiveLink liegende Archiv oder Content Management System gespeichert.
Für die Archivierung werden die Dokumente vom AQDB jedoch automatisch nach PDF/A für die revisionssichere Archivierung konvertiert, das der AQDB über den integrierten PDF Converter erzeugt. PDF/A steht für PDF/Archive. Eine Arbeitsgruppe der Internationalen Organisation für Normung (International Organization for Standardization, kurz ISO) hat PDF/Archive als Standard zur Langzeitarchivierung elektronischer Datensätze ratifiziert (siehe Bericht http://www.aiim.org/documents/standards/PDF-A-ISO-Focus.pdf).